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One thing at a time - multi-tasking is a myth

Every modern office worker knows the drill: the email queue is full, the telephone is ringing and the boss is bearing down on your desk from across the open-plan office. Multi-tasking is the order of the day.

Distractions prompt the thought to cut yourself off to work in peace for a while. There is little chance of that in the current working environment which demands the ability to keep several balls in the air at the same time.

Professor Dirk Windemuth, a health and safety at work expert working in accident insurance in Berlin, has little regard for this attitude. Rather do things one at a time and do them properly, is his view. Employees should not deceive themselves into thinking that they achieve more in the same time merely by carrying out several different tasks at the same time, he says. "That's a fundamental mistake."

People are simply not built for multi-tasking, by contrast with computers, which these days frequently have four processors to carryout several tasks in parallel. The human brain is designed for mono-tasking and has to jump backwards and forwards between different tasks - and that takes up time and energy.

For this reason, juggling tasks is ineffective. Workers trying to do several things at the same time take longer, make more mistakes and are more stressed at the end of the day, which results in a decline in performance.

"You perform worse and concentration declines," Windemuth says. The danger is that workers lose concentration when they have to carryon a phone conversation as well and this can lead to having to askfor the information all over again to clear up misunderstandings.

Someone working on a presentation, and trying to deal with their emails at the same time, takes more time than someone who carries out these tasks one at a time, Windemuth says, citing his research.

The interruptions caused by emails can be fatal for a productive train of thought, in the view of Anja Baethge, a psychologist at the University of Leipzig. "Where was I now?" is the question that arises, as the staff member is forced to backtrack to recover lost ground.

In addition, multi-tasking increases the stress level, as staff feel themselves under increasing time pressure if the number of tasks starts piling up in their in-tray, said Baethge, who has drawn up a study on the issue for the German government.

Windemuth sees the flood of information coming from mobile phones, emails, messenger and chat programs, as well as social networking sites like Facebook, as putting workers under increasing pressure to have their eye on a range of inputs.

Distractions have to be reduced, if the main work is not to suffer. One way of doing this is switching off the on-screen pop-ups that flag up that an email has arrived, Windemuth advises. Instead of reading the new message immediately, office workers should discipline themselves to go through their inbox four or five times a day and deal with correspondence in batches.

Another trick is to have a "quiet hour," during which a colleague deals with any distractions. "During this period, someone else picks up the phone, so that you can concentrate on tasks that take a bit longer," he says.

Simply dropping everything is the wrong reaction, unless you're a doctor in the emergency unit, Baethge says. It is essential to deal with interruptions in an appropriate way, "for example by finishing the sentence you are writing before picking up the phone, otherwise the idea is gone." (dpa)


<한글 기사>

"일은 한 번에 하나씩‥멀티태스킹은 비효율적"

독일 교수들 연구 결과 발표‥"우선 이메일 팝업창부터 꺼야"

답장을 바라는 이메일이 줄지어 들어와 있고, 전화벨 소 \리는 울려대며 보스는 열린 사무실 공간 너머에서 당신을 압박해 온다.

근무환경이 이렇다 보니 현대의 모든 사무실 직원들에게 '멀티태스킹'(multi-tasking) 능력은 금과옥조처럼 받아들여진다.

그러나 한꺼번에 여러 가지 일을 하는 멀티태스킹은 오히려 주의를 분산시켜 근무 능률을 떨어뜨린다는 전문가들의 반론이 제기됐다.

베를린의 근로문제 전문가인 디르크 빈데무트(Dirk Windemuth) 교수는 23일(현지시간) "연구 결과 일은 한 번에 하나씩, 제대로 하는 것이 더 바람직한 것으로 나 타났다"고 밝혔다.

빈데무트 교수는 동시에 여러 가지 일을 함으로써 더 많은 것을 달성할 수 있다 는 것은 '근본부터 잘못된' 자기기만에 불과하다고 말했다.

컴퓨터는 여러 가지 업무를 수행하는 4개의 프로세서를 가진 반면 사람들은 멀티태스킹에 적합하도록 만들어진 존재가 아니라는 것이다.

인간의 뇌는 한 번에 하나씩 처리하는 '모노태스킹'(mono-tasking)에 적합하기 때문에 이일 저일을 하면 더 많은 시간과 에너지가 소요되며, 오히려 비효율적이라 는 주장이다.

멀티태스킹을 하는 근로자는 시간도 더 많이 쓰고 실수도 더 자주 하기 때문에 일과가 끝나면 스트레스로 녹초가 되고, 결과적으로 업무의 질과 집중력도 떨어진다 고 빈데무트 교수는 설명했다.

특히 근로자들이 전화 통화를 해야 할 때 집중을 못 하게 되면 오해가 생길 수 있다. 이 경우 정보를 처음부터 다시 확인해야만 하는 번거로움이 생길 수 있다.

라이프치히대의 심리학자인 안자 배트게(Anja Baethge)도 이메일을 보는 것 때문에 업무가 가끔 중단되면 생산적으로 일을 처리할 수 없다고 말한다.

'어디까지 했더라?'고 자문하면서 끊겼던 일의 흐름을 이어가려고 생각을 되짚어가야 한다는 것이다.

독일 정부를 위해 이번 연구를 진행한 배트게는 또 멀티태스킹이 스트레스 수준 을 증가시킨다면서 업무가 쌓이기 시작하면 처리할 시간에 대한 근로자의 압박감도 증가한다고 말했다.

빈데무트 교수도 페이스북 같은 소셜미디어 뿐 아니라 이동전화, 이메일,  메신 저, 채팅 프로그램으로부터 오는 정보의 홍수 때문에 근로자가 다양한 입력  정보들 을 보느라 점증하는 압력에 맞닥뜨린다고 설명했다.

그렇다면, 멀티태스킹에 대한 대안은 무엇일까.

우선 주된 업무가 방해를 받지 않으려면 주의를 흐트러뜨리는 것부터 줄여야 한다.

이메일이 도착했다는 팝업 창부터 꺼놓은 것이 한 방법일 수 있다고 빈데무트 교수는 조언한다.

새 메시지들을 즉시 읽기보다 하루 중 네다섯 번에 걸쳐 '받은 메일함'을  한꺼 번에 처리하도록 훈련해야 한다는 것이다.

다른 방법은 '조용한 시간'을 확보하는 것으로, 이 시간 동안은 동료가 다른 잡 무를 처리하도록 해야 한다.

배트게는 "주의력 분산에 대한 적절한 대응책은 가령 우선 당신이 쓰고 있던 문 장을 완성하고 나서 전화를 받는 것이다. 그렇지 않으면 아이디어가 사라져버릴 것"이라고 말했다.